Tra gli adempimenti previsti nel Regolamento UE 2016/679 assumono un ruolo centrale i processi di revisione delle informative e delle modalità di raccolta dei consensi, soprattutto se gran parte dell’attività del titolare del trattamento si svolge online.
L’informativa ha, appunto, il compito di “informare” il soggetto, prima della raccolta dei suoi dati, su che fine faranno quelle informazioni (come saranno trattate, per quali scopi, con che impatto sulla sua privacy, con che tempi e limiti) e sui diritti che il soggetto potrà esercitare nei confronti di coloro che trattano quelle informazioni.
Nella pratica, l’informativa prende la forma di un foglio che è consegnato prima di trattare i dati, o di una pagina web, di un modulo cartaceo, di un banner, di un documento affisso in una sala d’aspetto o di una registrazione vocale.
Il consenso è, invece, una manifestazione di volontà che è richiesta prima di procedere con particolari trattamenti (soprattutto quando si è in presenza di quei dati cosiddetti “sensibili”, ossia legati alla salute, alle abitudini sessuali, alla origine razziale o etnica o alle opinioni di una persona, o quando si è nell’ambito del trattamento dei dati a fini di invio di materiale promozionale o pubblicitario).
informativa e consenso sono due adempimenti ben distinti (la prima ci deve sempre essere, il secondo può mancare) ma, quando coesistono, sono legati a doppio filo.
Il consenso deve sempre essere manifestato liberamente (l’interessato non deve mai essere condizionato nel momento in cui lo deve conferire) anche quando viene dato online (e non attraverso la “tradizionale” firma) e deve essere il risultato di una chiara e assertiva manifestazione di volontà.
L’informativa e il consenso sono due autentiche pietre miliari nel sistema della protezione dei dati, perché mirano a funzioni fondamentali e ineludibili.
Nessuna persona può vedere i suoi dati trattati se, prima, non è informata nel dettaglio sul destino di quei dati. Il consenso, soprattutto quando conferito online, deve sempre essere una chiara, libera e inequivocabile manifestazione di volontà.
Di seguito proponiamo un esempio di informativa.